Enviar un email de confirmación automático en un formulario de Google

Utilizar los formularios de Google es una buena manera de enviar a los usuarios encuestas sencillas o elaboradas, solicitar opinión o incluso también es posible utilizarlos como herramientas de evaluación creando exámenes tipo test.

La cuestión surge cuando el dueño de un formulario desea enviar un mensaje de correo automatizado a los usuarios que completan el formulario. Puede ser de interés en los siguientes casos:

  • Los invitados a un evento se inscriben utilizando un formulario y la Dirección del Congreso desea enviarles automáticamente el programa y un mensaje de bienvenida.
  • Un profesor ha preparado un examen tipo test para sus alumnos utilizando un formulario y desea enviarles automáticamente un mensaje con algunos enlaces y sugerencias para estudiar, además de indicarles si lo han realizado en el plazo exigido.
  • Una empresa ha publicado un formulario en la sección de contacto de su página web y desea enviar un mensaje personalizado a todas las personas que solicitan información comercial.

La mala noticia es que los formularios de Google no ofrecen esta posibilidad de manera directa, pero la buena noticia es que sí es posible hacerlo utilizando el lenguaje de programación de Google llamado GAS (Google Apps Script).

GAS es un lenguaje muy parecido a JavaScript, pero en vez de ejecutarse en el navegador del usuario, el código se ejecuta en los servidores de Google.

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Figura 1. Automatizar el envío de un correo al completar un formulario.

Se puede ver en la figura 1 cómo funciona el envío automático de un email. El procedimiento sería el siguiente:

  • Paso 1. El usuario rellena el formulario.
  • Paso 2. Se ejecuta el código programado en GAS.
  • paso 3. Se envía al usuario un email personalizado automático.

En este proceso no es necesaria la intervención del usuario. Una vez se ha configurado el título del mensaje, el contenido y las acciones, el mensaje se enviará inmediatamente una vez el usuario haya completado el formulario.

  • Cuando un usuario rellena un formulario, los datos se almacenan en el propio formulario, pero también se guardan en una hoja de cálculo de Google asociada al mismo. En esta hoja de cálculo es donde hay que añadir esta programación GAS.

Nota importante: Los correos se envían desde la cuenta de Gmail donde se ha creado el formulario, por lo tanto, debes tener en cuenta no enviar más de 100 correos al día porque llegarías al límite de envío que indica en los términos de servicio del correo electrónico de Google.

En este artículo de los foros oficiales de Google Drive puedes encontrar un ejemplo de código que escribí y que permite realizar esta tarea, sólo tendrás que configurarlo, añadiendo el ID de tu hoja de cálculo, escribiendo los números de columna de tu hoja donde están los campos correspondientes al nombre, apellidos, email y activando los permisos necesarios.

Respecto al código que puedes ver en el ejemplo del enlace de arriba, sólo tienes que hacer una modificación y sustituir la línea siguiente:

GmailApp.sendEmail(correo,email_title,email_body, {name:’EmpresaBBB’,replyTo:’noreply’} );

por ésta otra (puedes copiarlo desde este artículo):

GmailApp.sendEmail(correo,email_title,email_body, {name:’EmpresaBBB’,replyTo:”} );

Si no lo haces, cuando envíes el correo, recibirás un error.

Recuerda que puedes solicitar cursos de formación para empresas aquí en Google Drive Training.com

Imprimir un formulario de Google

Cuando creas un formulario de Google para recoger información, evaluar o hacer una sencilla encuesta, te puede interesar tener una copia impresa en papel para tu archivo, por ejemplo para que los usuarios puedan rellenarla si la conexión a Internet no está disponible.

Imprimir un formulario de Google
Figura 1. Un formulario de Google también puede imprimirse.

Para imprimir un formulario haz clic en los tres puntos situados en la esquina superior derecha, y elige la opción “Imprimir” (ver figura 1). También puedes utilizar la combinación de teclado (CONTROL+P)

Copiar o mover una encuesta formulario de Google Drive de una cuenta de Gmail a otra

Nos podemos encontrar el siguiente escenario, he entrado en mi cuenta de correo de Gmail iniciando sesión con mi usuario y contraseña. He abierto Google Drive y he creado un formulario para mi empresa.

El objetivo de este formulario es encuestar a los empleados pidiéndoles ideas para mejorar los procesos y las condiciones de trabajo. Pero resulta que sin darme cuenta he creado el formulario en una cuenta de Gmail (A) y quería haberlo creado en otra (B).

La pregunta es la siguiente: ¿Es posible mover o copiar un formulario de una cuenta de Google a otra?

Nota: Cuando hablamos de cuentas de Google, nos referimos a cuentas de correo de Gmail.

Puedes necesitar mover o copiar un formulario de una cuenta a otra en las siguientes circunstancias:

  • Un empleado abandona la empresa y todos los formularios están en su cuenta personal.
  • Has creado los formularios en una cuenta que casi no utilizas y quieres copiarlos a tu cuenta principal.
  • Alguien te encargó un formulario y una vez diseñado quieres poder copiarlo en la cuenta de tu cliente.

Para hacer una copia de un formulario de Google de una cuenta a otra tienes que añadir colaboradores en el formulario que has creado. Los colaboradores son usuarios que tienen permiso para editar y gestionar el formulario (y también sus respuestas).

Cuando añades un colaborador al formulario, el colaborador recibe un enlace para acceder a tu formulario, es entonces cuando puede hacer una copia de este formulario en su cuenta (ver figura 1).

Formularios Google Drive Mover de una cuenta a otra
Figura 1. Añadir colaboradores a un formulario de Google Drive.

Si tienes dos cuentas de Gmail, puedes hacer el ejercicio como práctica, abre o crea un formulario nuevo y añade un colaborador, escribiendo tu otra dirección de correo de Gmail.

Una vez has hecho una copia del formulario puedes eliminar el colaborador de la primera cuenta y borrar el formulario.

Nota importante: Cuando añades un colaborador a tu formulario, esta persona puede editar el formulario y puede añadir, editar y eliminar preguntas, pero también y lo que es más sensible, puede ver todos los datos que se hayan generado. Tenlo muy en cuenta porque la persona que diseña el formulario no siempre debe tener acceso a los datos que se recogen.

En este enlace del soporte oficial de Google, tienes las instrucciones detalladas para añadir colaboradores en un formulario de Google.